Modelo de e-mail
Modelo de resposta a pedido de escopo extra
Modelo de e-mail para responder a um pedido fora do escopo do projeto: acolha a ideia, mostre o impacto em prazo e custo e ofereça opções.
Assunto: Sobre {{pedido_extra}}
Olá, {{nome_cliente}},
Obrigada pela sugestão de incluir {{pedido_extra}}. Faz sentido para o objetivo do projeto.
Esse item não estava no escopo que combinamos. Para incluí-lo, vejo três opções:
1. Incluir agora, com {{impacto_prazo}} e investimento adicional de {{impacto_custo}}.
2. Trocar por {{item_troca}}, mantendo prazo e valor.
3. Deixar para uma segunda fase, depois da entrega atual.
Me diga qual prefere e formalizo a mudança por escrito antes de começarmos.
Abraço,
{{seu_nome}}
Dicas de uso
- Responda com opções, não com um não seco nem com um sim automático.
- Registre toda mudança de escopo por escrito, com prazo e custo.
- Tenha o escopo original em mãos para mostrar o que estava combinado.
Quando usar este modelo
Use quando o cliente ou a área solicitante pede algo que não estava no escopo combinado. A mensagem acolhe o pedido, deixa visível o impacto e devolve a escolha ao cliente, evitando que pequenos acréscimos se acumulem sem aditivo.
Como adaptar
- Se o pedido for pequeno e você quiser fazer como gesto de boa vontade, diga isso explicitamente e registre que é uma exceção.
- Em projetos internos, troque custo por horas da equipe ou por outra entrega que será adiada.
- Se não houver item equivalente para trocar, retire a segunda opção.
- Use a ferramenta de escopo para estimar o impacto antes de responder.
O que evitar
- Aceitar na conversa e descobrir o impacto depois.
- Tratar o pedido como abuso: muitas vezes o cliente não sabe que está fora do escopo.
- Começar o trabalho extra antes da aprovação por escrito.