Dilema · 4 minutos · Perguntas e escuta, Objetivos e limites, Concessões e trocas, Fechamento e acordo
Mais entregas no mesmo prazo: como responder ao patrocinador
O patrocinador quer mais entregas sem mudar a data do projeto. Escolha suas respostas neste dilema e aprenda a negociar escopo sem queimar a relação.
Você coordena a implantação de um portal de clientes com entrega marcada para 30 de novembro. Na reunião de acompanhamento, o diretor comercial, patrocinador do projeto, pede para incluir um módulo de segunda via de boletos e uma integração com o WhatsApp, mantendo a data. A equipe já está com a agenda cheia.
- Dizer sim na reunião e resolver depois com a equipe
- Perguntar o que motivou o pedido e o que ele precisa ter funcionando em 30 de novembro
- Dizer que é impossível e que qualquer mudança exige novo cronograma
Por que esse dilema é comum
Patrocinadores de projeto convivem com pressões que a equipe não vê: promessas feitas a clientes, metas do trimestre, cobranças da presidência. Quando surge uma necessidade nova, o caminho mais natural para eles é pedir que ela entre no projeto que já está andando, sem perceber que prazo, escopo e recursos estão amarrados.
Do lado de quem coordena, dizer não ao patrocinador parece arriscado, e dizer sim parece colaborativo. Por isso muita gente aceita na reunião e deixa o problema para depois. O conflito não desaparece: ele só muda de data e aparece na véspera da entrega, quando já não há opções.
O que considerar antes de decidir
- Pergunte o que motivou o pedido e separe compromisso externo de desejo interno.
- Peça uma estimativa da equipe antes de responder com qualquer prazo.
- Responda com opções de troca: o que entra, o que sai, o que vai para uma fase seguinte.
- Registre por escrito toda mudança de escopo, mesmo pequena.
- Avise atrasos assim que eles ficarem prováveis, sempre com uma alternativa.
Ferramenta para aplicar
A ferramenta de Negociação de escopo ajuda a montar as opções de troca entre prazo, escopo e recursos antes de voltar ao patrocinador. Leve duas ou três combinações prontas e deixe que ele escolha, em vez de discutir se o pedido cabe ou não.